Kategorie-Archiv: Effizienz

Mails und Marmelade

Nun haben Sie also beim Aufräumen Ihres Posteingangs eine Leidenschaft für das ordentliche Ablegen von E-Mails entwickelt. Wozu führt das? Zu mehr Zufriedenheit durch sprechende Betreffzeilen!

Die Zusammenfassung für Leseungeduldige:

  1. Das Gleichnis von der Vorratskammer: Mails sind wie Marmeladengläser
  2. Aussagekräftige Betreffzeilen: gut für Alle
  3. Sprechende Dateinamen: die Königsdisziplin

 

Marmelade

Das Gleichnis von der Vorratskammer

Ihr Maileingang ist wie Ihre Vorratskammer. Stellen Sie sich vor, Sie müssten diese Kammer aufräumen. Sie sehen Dutzenden von Gläsern und Dosen vor sich, die meisten ganz ohne Etikett, viele mit Etiketten mit unkompletten Informationen wie „1998“ oder „selbstgemacht“, nur ein Glas hat ein Etikett: „Brombeergelee“. (Ich habe das mit einem Bild meines eigenen Marmeladenregals illustriert.) Welches Glas machen Sie voller Vorfreude auf? Welche Gläser werfen Sie weg? Ganz genauso ist es mit Mails: Ohne Etikett landen sie schnell mal im Mülleimer.

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Inbox Zero – Wie geht es weiter?

Im vorigen Beitrag habe ich erklärt, wie ich meinen Posteingang übersichtlich halte. Nach dem alten Politikermotto „Es wurde schon alles gesagt, aber noch nicht von mir“ will ich aber noch ein paar Punkte ansprechen, die ich für wichtig halte. Der Posteingang ist nämlich nicht das Maß aller Dinge.

Jetzt neu! Mein Service für die Leser: Kurze Zusammenfassung, damit Sie schon vorher wissen, was Sie erwartet!

  1. Inbox Zero – muss mein Posteingang wirklich immer völlig leer sein? (Nein.)
  2. Wohin mit den Mails? (In viele Ordner oder in wenige. Wie Sie wollen.)
  3. Was mache ich mit der gewonnenen Zeit? (Diesen Blogbeitrag kommentieren.)

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Inbox Zero: Die Leere ist das Ziel

Es geht vermutlich vielen Freiberuflern so: Man setzt sich morgens voller Motivation an den Schreibtisch, aber schon bei der ersten Aufgabe des Tages, dem Durchsehen der E-Mails, verliert man sich in den vielen Mails und Newslettern, die einem so in den Posteingang geschwemmt werden. Ich bin ein großer Fan von „Inbox Zero“, also einem ganz leeren oder zumindest möglichst leeren Posteingang.

Bei mir war es zuletzt so, dass ich die ersten zwei Stunden meines Arbeitstages damit verbracht habe, Mails zu beantworten, abzulegen oder zu löschen. Was ich während der Zeit alles hätte arbeiten können! Die Mails nicht zumindest zu kontrollieren ist aber auch kein Ausweg. Als Freelancer muss ich jederzeit schnell auf Anfragen reagieren, ob sie nun von bestehenden oder potenziellen Kunden kommen.

Schritt 1: Das Problem identifizieren

Woran lag es? Ich habe meine E-Mail-Adresse schon so lange, dass ich sie für alles verwendet habe: private Mails, Newsletter, Gewinnspiele und so weiter. Das war früher praktisch, jetzt hat es sich aber zu einem echten Problem ausgewachsen.

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